Co wysłać klientowi przed pierwszą wizytą

Nowy klient potrzebuje praktycznej pewności, a nie długiego powitania. Wyślij czytelną wiadomość z usługą, datą, godziną, adresem, przygotowaniem i sposobem zgłoszenia zmian. Przed wysłaniem porównaj wszystko z prawdziwą rezerwacją.

Zacznij od potwierdzonej rezerwacji

Nie pisz z pamięci. Sprawdź nazwisko, kontakt, zabieg, datę i godzinę; ustalenia telefoniczne najpierw wpisz do kalendarza.

• właściwy klient i numer;
• dokładna usługa;
• data i lokalna godzina;
• przydatny czas trwania;
• uzgodniony wyjątek.

Najważniejsze informacje podaj pierwsze

Pierwsze linie odpowiadają: gdzie, kiedy i na co. Podaj pełną datę i ten sam adres we wszystkich kanałach.

• krótkie powitanie;
• usługa, data i godzina;
• adres i wejście;
• zwięzłe przygotowanie;
• kanał do zgłoszenia zmian.

Podaj przygotowanie do właściwej usługi

Manicure, masaż i makijaż wymagają innych zaleceń. Zostaw trzy–pięć potrzebnych działań, oddziel wymagane od pomocnych i nie pytaj o wrażliwe dane w zwykłej wiadomości.

Wyjaśnij przyjazd bez stresu

Proś o wcześniejsze przybycie tylko z konkretną przyczyną. Opisz domofon, recepcję, kod lub parking. Przy spóźnieniu poproś o wiadomość i spokojnie wyjaśnij możliwe skrócenie usługi.

Powtórz obowiązującą zasadę zmian

Nie wprowadzaj nowej kary. Streść znaną zasadę odwołania, przełożenia lub spóźnienia. Nie obiecuj nieistniejącej automatyzacji.

• zgodność ze stroną rezerwacji;
• jasny termin zgłoszenia;
• wskazany kontakt;
• brak nieobsługiwanej płatności;
• równe stosowanie zasad.

Wybierz stały moment wysyłki

Przy odległym terminie wyślij informacje po potwierdzeniu, a bliżej daty powtórz tylko sedno, jeśli tak działa twój proces. Nie rozrzucaj instrukcji po kilku czatach.

Korzystaj z szablonu uważnie

Zawsze zmień imię, usługę, datę, godzinę i wskazówki. Usuń znaczniki i sprawdź aktualny adres oraz jasne następne działanie.

Przed wysłaniem sprawdź, czy:

• wszystkie pola szablonu zostały uzupełnione;
• usługa zgadza się z instrukcją przygotowania;
• adres i wskazówki dojścia są aktualne;
• ton jest życzliwy oraz bezpośredni;
• klient widzi jedno jasne następne działanie.

Ułatw odpowiedź

Zakończ jednym kanałem kontaktu. Po zmianie natychmiast popraw główny kalendarz; zgoda w czacie nie wystarczy, gdy stary termin nadal istnieje.

Najważniejsze

Dobra wiadomość usuwa niepewność bez tworzenia instrukcji na kilka ekranów. Zacznij od usługi, daty, godziny i miejsca, potem dodaj właściwe przygotowanie oraz znaną zasadę zmian. Wspólne dane wizyty i klienta zmniejszają ryzyko błędnego adresu, usługi lub czasu.