Rahat bir çalışma programı nasıl hazırlanır ve hizmet süresi nasıl belirlenir?

Dolu bir takvim her zaman verimli bir gün anlamına gelmez. Her randevu bir sonrakine bitişikse, tek bir zor işlem veya küçük bir gecikme bütün programı kaydırabilir. Uzman acele etmeye başlar, müşteriler bekler ve öğle molası kaybolur.

Rahat bir program; işin gerçek süresini, hazırlığı, temizliği, iletişimi ve dinlenmeyi hesaba katmalıdır. Amaç her dakikayı doldurmak değil, sakin çalışmak, zamanında başlamak ve kaliteyi korumaktır.

Hizmetlerin gerçek süresini ölçün

Hizmet süresi çoğu zaman kabaca yazılır: “manikür 90 dakika”, “saç kesimi bir saat”. Oysa işlem, ziyaretin yalnızca bir bölümüdür. Müşteriyle beklentileri konuşmak, renk seçmek, ödeme almak ve sonraki randevuyu planlamak gerekir. Ardından çalışma alanı temizlenip hazırlanır.

Gerçekçi süreyi belirlemek için:

1. Birkaç normal randevunun süresini ölçün. 2. Danışma, hazırlık ve kapanış aşamalarını dahil edin. 3. En hızlı tamamladığınız işlemi standart almayın. 4. Randevuların çoğuna yeten süreyi seçin. 5. Teknik veya hizmet içeriği değişince süreyi güncelleyin.

1 saat 45 dakika ayırıp bazen erken bitirmek, 90 dakika vaat edip her gün sonraki müşteriyi bekletmekten daha iyidir.

Basit ve zor seçenekleri ayırın

Aynı genel hizmet farklı süreler gerektirebilir. Kısa saç kesimi ile büyük bir model değişikliği, tek renk uygulama ile çıkarma ve detaylı tasarım, ilk ziyaret ile tekrar işlemi aynı değildir.

Bu fark düzenli olarak oluşuyorsa, kendi süresi olan açık hizmet seçenekleri oluşturun:

• tek renk manikür;
• çıkarma dahil manikür;
• detaylı tasarımlı manikür;
• ilk danışma;
• kontrol veya tekrar işlemi.

Birbirine çok benzeyen onlarca seçenek oluşturmanız gerekmez. Yalnızca süreyi veya fiyatı gerçekten değiştirenleri ayırın. Zorluk ancak görüşmeden sonra belli oluyorsa, gerekli bilgileri önceden isteyin ve randevu süresini elle düzeltin.

Müşteriler arasına hazırlık payı ekleyin

Hazırlık payı, işlemle dolu olmayan kısa bir süredir. Bir randevunun düzgün bitmesini ve sonrakinin telaşsız başlamasını sağlar.

Bu süre şunları kapsayabilir:

• çalışma alanını temizleme ve dezenfekte etme;
• alet ve malzemeleri hazırlama;
• ortamı havalandırma;
• acil bir mesaja cevap verme;
• su içme veya kısa dinlenme;
• küçük bir gecikmeyi karşılama.

Bazı işlemlerde 10 dakika, bazılarında 20–30 dakika gerekir. Gün boyunca aynı payı kullanmak zorunda değilsiniz. Zor veya fiziksel olarak yorucu bir hizmetten sonra daha fazla süre bırakın.

Sisteminizde ayrı bir hazırlık payı ayarı yoksa bunu hizmet süresine dahil edin veya iki randevu arasında kısa bir zamanı kapatın.

Online randevuyu açmadan önce molaları kapatın

Yalnızca aklınızda olan bir molayı müşteriye vermek kolaydır. Öğle yemeğini, yolculuğu, malzeme alışını ve kişisel işlerinizi takvimde önceden kapatın.

Önce şunları belirleyin:

• çalışma gününün başlangıç ve bitişi;
• çalışmadığınız günler;
• sabit öğle molası veya kısa molalar;
• idari işler için süre;
• erken ve geç randevu sınırları.

Sonra kalan saatleri online randevuya açın. Müşteri, sabah ile akşam arasındaki her boşluğu değil, gerçekten onaylayabileceğiniz saatleri görmelidir.

KLIOSO’da hizmetler, çalışma saatleri ve takvim birlikte çalışır. Böylece müşteri seçtiği hizmetin süresine uygun boş saatleri görebilir.

Günün zorluk seviyesini dengeleyin

Beş müşteri her zaman aynı yoğunluğu oluşturmaz. Birkaç kısa danışma ile birkaç saat süren işlemler aynı değildir. Yalnızca kişi sayısını değil, dikkat, duruş ve fiziksel yükü de düşünün.

Zor hizmetlerle daha basit olanları dönüşümlü planlayın. Uzun işlemden sonra daha büyük bir mola bırakın. Akşamları kaliteniz veya hızınız düzenli olarak düşüyorsa daha hızlı çalışmaya zorlamak yerine uzun randevu sayısını azaltın.

Sürdürülebilir program, sürekli tükenmeden her hafta tekrar edebileceğiniz programdır.

Geç kalan müşteriler için kural belirleyin

Küçük bir pay, seyrek gecikmeleri karşılar; ancak geç kalmayı normalleştirmemelidir. Ne kadar bekleyebileceğinizi ve kalan süre tam hizmete yetmezse ne olacağını önceden açıklayın.

Duruma göre:

• hizmetin daha kısa bir versiyonunu uygulayabilir;
• işin bir bölümünü başka ziyarete bırakabilir;
• başka bir saat önerebilir;
• önceden açıklanan kurala göre randevuyu iptal edebilirsiniz.

Her gecikmeyi kendi molanızdan vererek veya hızlanarak kapatmayın. Bir müşteri günün tamamını bozmamalıdır. Kural sakin, açık ve herkes için aynı olmalıdır.

Programı ayda bir kontrol edin

İyi kurulmuş bir program bile zamanla değişir. Yeni teknik öğrenir, malzeme değiştirir veya hızlanırsınız. Bazen hizmet daha karmaşık hale gelir ve daha fazla süre ister.

Ayda bir şunlara bakın:

• hangi randevular sık sık geç bitiyor;
• nerelerde gereğinden büyük boşluklar kalıyor;
• hangi hizmetlerden sonra hazırlığa yetişemiyorsunuz;
• müşteriler hangi saatlerde daha çok gecikiyor veya erteliyor;
• öğle molası ve iş bitiş saati korunuyor mu.

Değişiklikleri kademeli yapın. Tek bir sıra dışı ziyaret bütün takvimi değiştirmez; tekrarlanan gecikme ise önemli bir işarettir.

KLIOSO’da programı nasıl kurarsınız?

Şu sırayla başlayın:

1. Temel hizmetleri oluşturup gerçekçi süreleri girin. 2. Süresi belirgin şekilde farklı seçenekleri ayırın. 3. Çalışma gün ve saatlerini ayarlayın. 4. Öğle yemeği, kişisel işler ve uygun olmadığınız süreleri kapatın. 5. Online randevu sayfasında müşterinin gördüğü saatleri kontrol edin. 6. İlk haftalarda planlanan süreyi gerçek süreyle karşılaştırın.

Elle randevu eklerken online randevularla aynı takvimi kullanın. Böylece uygun saatler güncel kalır ve çakışma riski azalır.

Özet

İyi bir program, maksimum müşteri sayısıyla değil, zamanın dürüst hesaplanmasıyla başlar. Ziyaretin tamamını hesaba katın, gerçekten farklı hizmetleri ayırın, hazırlık payı ekleyin ve molaları önceden koruyun.

Takvim daha az dolu görünebilir; ancak müşterileri zamanında almak, kaliteyi korumak ve günü planlandığı saatte bitirmek kolaylaşır. Hizmetler, çalışma saatleri ve randevular tek sistemde olduğunda bu düzeni sürdürmek de çok daha basit olur.